どうやって書けばいいの?

期限を過ぎてから古物商の変更届を提出する際に、警察署から変更届と合わせて遅延理由書を求められることがあります。
ただ、遅延理由書と言われても、どのような書類なのかやどのように書けばいいのかわからない方も多いと思います。
そこで、この記事では遅延理由書の書き方について記載例も紹介しながら解説していきます。
また、記事の最後には遅延理由書のテンプレートがダウンロードできるリンクもあるので是非最後まで読んでください。
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古物商の変更届で求められる遅延理由書とは?
遅延理由書とは、わかりやすくいうと「古物商の変更届を期限内に提出できなかった理由を警察署に説明するための書類」のことです。
通常、遅延理由書は期限内に古物商の変更届を提出する場合には不要ですが、提出期限を過ぎて変更届を提出する場合に警察署から求められることがあります。
なぜ遅延理由書の提出が必要なのか?
古物商の許可を受けた人は、届出の内容に変更があった場合、期限内に警察署に変更届を提出しなければならないと法律で定められています。
そして、もし、変更期限内に届出を提出しなかった場合、義務違反となり10万円以下の罰金や、許可を取り消されてしまう可能性があるます。
つまり、本来であれば期限を過ぎたら義務違反に該当するので、変更届を受理してもらう事ができないわけです。
しかし、変更届の提出期限は早いものだと変更の日から3日前まで、遅いものでも変更の日から14日以内と決して届出期限は長くはありません。
中には、色々な理由で期限内に変更届を提出できないという方もいるでしょう。
そのような人のために、期限を過ぎた過ぎた場合でも、遅延理由書を説明することを条件として例外的に変更届を受理してくれるわけです。
遅延理由書があれば遅れても変更できる?
故意に変更届を提出していなかったような悪質な場合を除き、基本的には遅延理由書を提出すれば変更届は受理されることが一般的です。
ただ、遅延理由書で変更届を受理してもらえるのはあくまでも例外的措置です。
何度も何度も変更届の期限を過ぎて提出する場合には、そもそも古物商の義務を守る意思がないと判断され、遅延理由書を添付しても受け付けて貰えない場合もあり得ます。
ですので、遅延理由書を提出すれば変更届の提出が遅れても大丈夫と安易に考えず、まずは変更届の期限を守るように努めて下さい。
古物商の遅延理由書を作成前に事前に相談
もし、変更届を提出する期限が過ぎてしまっている場合、先に遅延理由書を作成するのではなく、まずは、警察署に相談して下さい。
具体的には「古物商の変更届出の提出期限が過ぎてしまっているのですが、遅延理由書を作成して合わせて提出した方がよろしいでしょうか?」と確認すると良いと思います。
すると、警察署によっては「遅延理由書はいらないのですぐに変更届を提出してください」や「遅延理由書を作成して一緒に提出してください」といったように指示をもらえるので、その指示に従うと良いです。
因みに、警察署に変更届の期限を過ぎていることを伝えると、「いつ変更があったの?」などと変更時期を確認されるケースも少なくないので、事前に変更した日にち等をメモしておくと良いです。
また、警察署によっては強く注意されるケースもありますが、そのまま変更届を提出しないよりは全然良いので、必ず遅くなってもいいので変更届出を提出するようにしましょう。
古物商の遅延理由書の記載例と書き方
警察署から遅延理由書の提出を求められた場合でも、どのように変更理由書を記載すればいいのかの説明はありません。
というのも、遅延理由書には決まった書式などはないからです。
そのため、どのように記載すればいいのかわからないという方も多いと思うので、以下の記載例を参考にして作成してみてください。
古物商遅延理由書の記載例
古物商のURL届出の書き方
- 宛名を記載する
- 見出しを記載する
- 変更する内容を記載する
- 変更期限を記載する。
- 遅延理由と謝罪を記載する
- 反省と対策を記載する。
- 書類の作成日と住所名前を記載し押印する。
❶宛名を記載する
古物商の変更届は主たる営業所がある管轄の警察署に提出します。
なので、例えば、大阪府に主たる営業所がある場合には「大阪府公安委員会」、愛知県に主たる営業所がある場合には「愛知県県公安委員会」と、県名+公安委員会殿と記載すれば問題ありません。
❷見出しを記載する
書類の見出しに「遅延理由書」と記載して下さい。
❸変更する内容を記載する
まずは、変更する内容を記載します。
例えば、営業所の変更であれば「営業所の住所変更に関する届出」、代表者の住所変更であれば「古物商許可者の住所変更に関する届出」と記載ます。
文章例
この度は、〇〇〇〇〇〇〇〇に関する届出の提出につきまして、
❹変更期限を記載する
変更する届出の変更期限を記載して下さい。
また、もし変更する期限の詳細がわからない場合にはには「定められた期限内」と記載しても問題ありません。
文章例
定められた期限内に変更届出書を提出しなければならないところ、
❺遅延理由を記載する
今回、変更届出を提出することができなかった理由を記載します。
忙しくて忘れていたり、体調不良で入院していたり、変更届の提出が必要だと知らなかったなど、正直に記載することをおすすめします。
因みに、理由の文章としては「業務の多忙により失念しておりましため」や「体調不良により長期病気療養中だったため」「変更の届出は不要であると誤解していたため」など、ご自身の状況に合わせた理由を記載すれば大丈夫です。
文章例
〇〇〇〇〇〇〇〇ため、遅延いたしましたことをお詫び申し上げます。
❻反省と対策を記載する。
反省しており、今回は大目に見てもらえるようにお願いします。
その際に、今後は変更届出を期限内に提出することや、遅延しない為の対策などを記載しておくと尚良いです。
文章例
今後はこのようなことがないように、古物商における変更事由がある際は、事前に手続き内容をしっかりと確認した上で、事前手続き・事後手続きを期限通りに行いますので、この度につきましては、何卒ご高配賜りたくお願い申し上げます。
❻日付け・住所・氏名を記入
書類を作成した日付と、申請者の住所、申請者の氏名を記載します。
又、法人の場合には法人名、法人住所、代表取締役の氏名を記載して下さい。
押印については特に定められていないので、認印でも大丈夫ですし、印鑑を押さなくても大丈夫です。
ただ、印鑑を押しておいた方が遅延理由書の見栄えとしては良いので、受け取る警察官の印象も少しはよくなるかと思います。
まとめ
この記事のまとめ
- 遅延理由書は例外的な温情措置
- 遅延理由書に決まった形式はない
- 変更期限が過ぎた場合はまずは警察に相談
長島 雄太
NAGASHIMA行政書士事務所